Team-Assistenz Administration (m/w/d)

Du arbeitest gerne strukturiert, behältst auch bei vielen unterschiedlichen Aufgaben den Überblick und möchtest eine zentrale organisatorische Rolle in einem wachsenden Unternehmen übernehmen?

Wir suchen eine Team-Assistenz im administrativen Bereich (m/w/d), die unser Team bei organisatorischen, kaufmännischen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft unterstützt.

Die matchandmake GmbH ist auf die digitale Neukunden- und Mitarbeitergewinnung für mittelständische Industrieunternehmen spezialisiert.

Damit unsere Kundenprojekte und internen Abläufe reibungslos funktionieren, braucht es im Hintergrund eine Person, die zuverlässig organisiert, Aufgaben eigenständig übernimmt und dafür sorgt, dass administrative Themen sauber abgearbeitet werden.

Was genau ist Deine Aufgabe?

Als Team-Assistenz unterstützt Du unser Team bei einer Vielzahl administrativer und organisatorischer Aufgaben.

Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung, dem Projektmanagement und weiteren internen Bereichen zusammen.

Dein Aufgabenbereich reicht von Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung über Recherchearbeiten bis hin zur Betreuung von Kundenpostfächern, Portalen und administrativen Prozessen innerhalb unserer Kundenprojekte.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und administrativen Finanzprozessen

• Erstellung, Prüfung und Versand von Rechnungen

• Pflege und Ablage von Rechnungen, Belegen und weiteren kaufmännischen Unterlagen

• Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben

• Bearbeitung und Beantwortung eingehender E-Mails

• Betreuung und Pflege von Kundenpostfächern

• Bearbeitung von Anfragen über Kundenportale und weitere digitale Systeme

• Recherche und Aufbereitung von Informationen und Daten

• Pflege und Aktualisierung von Daten in unseren internen Systemen

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Verbreitung digitaler Kampagnen

• Übernahme wiederkehrender operativer Aufgaben innerhalb unserer Kundenprojekte

• Unterstützung bei der Pflege von CRM-, Projektmanagement- und Dokumentationssystemen

• Koordination und Nachverfolgung offener administrativer Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im laufenden Tagesgeschäft

Du musst nicht bereits jeden einzelnen Aufgabenbereich perfekt beherrschen.

Entscheidend ist für uns vor allem, dass Du zuverlässig, strukturiert und gewissenhaft arbeitest, Dich schnell in neue Systeme einarbeiten kannst und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behältst.

Während Deiner Einarbeitung lernst Du unsere internen Prozesse, Systeme und Arbeitsabläufe Schritt für Schritt kennen.

Die Einarbeitungsphase dauert in der Regel 1–3 Monate und ist selbstverständlich vollständig bezahlt.

Gehalt: 36.000 € – 48.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation, Berufserfahrung und Verantwortungsbereich.

Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten sind vorhanden.

Wir bieten Dir:

• Sicherer Arbeitsplatz: Unser Ziel ist es, jedem Mitarbeiter einen langfristig sicheren Arbeitsplatz zu bieten. Wir sind vollständig eigenfinanziert und arbeiten mit etablierten mittelständischen Unternehmen zusammen.

• Abwechslungsreicher Aufgabenbereich: Du übernimmst unterschiedliche administrative, kaufmännische und organisatorische Aufgaben und bist dadurch eng in unsere internen Abläufe eingebunden.

• Eigenverantwortliches Arbeiten: Du erhältst klar definierte Verantwortungsbereiche und kannst viele Aufgaben selbstständig organisieren und umsetzen.

• Strukturierte Prozesse: Klare Abläufe, digitale Systeme und definierte Zuständigkeiten erleichtern Dir die tägliche Arbeit.

• Digitale Arbeitsweise: Wir arbeiten nahezu vollständig digital und setzen moderne Software für Buchhaltung, Projektmanagement, Kommunikation und Organisation ein.

• Effiziente Einarbeitung: Über unser digitales Schulungssystem lernst Du unsere Prozesse, Systeme und Aufgaben Schritt für Schritt kennen.

• Attraktives Arbeitsumfeld: In unserem modernen Büro in Stuttgart-Zuffenhausen erwarten Dich hochwertige Arbeitsplätze, moderne Apple-Geräte, klimatisierte Büros und höhenverstellbare Schreibtische.

• Gute Bezahlung und Konditionen: Neben 30 Tagen Urlaub sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld erwartet Dich eine leistungsgerechte und pünktliche Bezahlung.

• Entwicklungsmöglichkeiten: Mit wachsender Erfahrung kannst Du zunehmend Verantwortung für administrative Abläufe, interne Prozesse und organisatorische Themen übernehmen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement, Industriekauffrau, Bürokauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation

• Erste Berufserfahrung im administrativen, kaufmännischen oder organisatorischen Bereich ist von Vorteil

• Strukturierte, zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise

• Gute organisatorische Fähigkeiten und ein sicherer Umgang mit mehreren parallelen Aufgaben

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, E-Mail-Programmen und gängigen Office-Anwendungen

• Bereitschaft, sich schnell in neue Software und interne Systeme einzuarbeiten

• Grundverständnis für kaufmännische Abläufe, Rechnungsstellung und vorbereitende Buchhaltung

• Sorgfältiger Umgang mit Daten, Dokumenten und vertraulichen Informationen

• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch

• Selbstständige Arbeitsweise und hohe Eigenverantwortung

• Freundliches und professionelles Auftreten

• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

• Interesse daran, interne Abläufe zu verbessern und das Team organisatorisch zu unterstützen